Musyawarah Ambalan/ Racana merupakan suatu kewajiban yang harus dilaksanakan dalam memberikan dan menanamkan nilai kebersamaan, rasa memiliki, kedisiplinan dan permusyawaratan suatu ambalan/ racana. Dalam melaksanakan musyawarah ambalan banyak dilakukan berbagai macam cara dengan yang paling sederhana.
Berikut ini merupakan salah satu contoh bentuk musyawarah ambalan/ racana yang dilaksanakan dalam upaya memberikan nilai pendidikan suatu organisasi yang positif , sesuai dengan tujuan, harapan dan aspirasi para anggota ambalan/ racana. Dengan demikian para anggota pramuka akan mempu mengelola dan menyelenggarakan sistem manajemen di ambalan/ racana dengan baik.
a. Pengertian.
Musyawarah merupakan forum tertinggi dalam menetapkan suatu kebijakan dan keputusan oleh suatu Ambalan/ Racana. Muyawarah Ambalan/ Racana dilaksanakan 1 (satu ) tahun sekali sesuai dengan masa baktinya.
b. Acara Musyawarah.
Dalam menyelenggarakan musyawarah Ambalan / Racana maka perlu menetapkan agenda pokok musyawarah tersebut antara lain :
- Mendengarkan dan menanggapi laporan pertanggungjawaban pengurus Ambalan/ Racana masa bakti pengurus lama.
- Evaluasi Program kerja yang telah dilaksanakan
- Menyusun Rencana/ Program kerja untuk masa bakti yang akan datang.
- Pemilihan Pengurus Ambalan/ Racana masa bakti yang akan datang.
c. Peserta Musyawarah.
Ambalan/ Racana sebelum menyelenggarakan musyawarah harus menetapkan siapa saja yang berhak mengikuti kegiatan tersebut :
- Pengurus Ambalan / Racana.
- Para Pemimpin / wakil pemimpin Sangga/ Reka / anggota
- Pembina Penegak/ Pandega/Purna sebagai konsultan/ Penasehat
d. Pelaksanaan Musyawarah.
A. Sidang Pendahuluan.
Dalam melaksanakan musyawarah. peserta sebelumnya menentukan siapakah yang akan memimpin dalam sidang Pendahuluan. Biasanya dalam sidang ini dipimpin oleh Pradana/ Ketua Racana atau pengurus lainnya yang ditunjuk.
Dalam sidang Pendahuluan memiliki agenda acara :
– Menetapkan tata tertib dan agenda acara.
– Memilih dan menetapkan pimpinan Sidang- sidang selanjutnya/ bisa membentuk semacam Presidium. ( Biasanya dipilih 3 orang. Terdiri 1 orang ketua dan 2 orang anggota )
B. Persidangan.
1. Rapat Pleno. ( Pertama )
Dalam rapat ini dipimpin oleh pimpinan sidang yang telah ditetapkan/ Presidium.
Agenda acaranya :
– Mendengarkan laporan Pertanggungjawaban Pradana/ Ketua Racana /Pengurus ambalan selama masa baktinya.
– Melakukan Evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan.
– Mensyahkan laporan Pertanggungjawaban Ambalan/ Racana lama.
2. Rapat Pleno ( Kedua )
Dalam Sidang Pleno ini membahas antara lain :
1. Pembagian Bidang – bidang/ komisi yang dibentuk untuk menyusun rencana/ program kerja.
2. Melaksanakan Rapat – Rapat komisi / masing masing bidang
Bidang/ komisi tersebut misalnya dapat terdiri dari :
a. Komisi Organisasi dan keuangan.
Membicarakan struktur pengurus / Dewan yang akan dibentuk disesuikan dengan kebutuhan. Termasuk didalamnya Dewan Kehornatan. Dalam komisi ini juga menetapkan tata cara pemilihan Pradana dan pengurus Dewan ambalan/ Ketua Racana dan pengurus Dewan Racana.
Menetapkan sistem administrasi dan besarnya iuran anggota dll.
b. Komisi Kegiatan.
Yaitu menyusun rencana / program kerja yang akan datang. Bentuk kegiatan maupun latihan rutin yang akan dilaksanakan.
c. Komisi Adat / sandi / pusaka Ambalam – Racana.
Di komisi ini biasanya membicarakan peninjauan kembali Adat/ Sandi / Pusaka Ambalan/ Racana apakah masih relevan dan sesuai dengan perkembangan di lingkungan Ambalan/ Racana.
3. Rapat Pleno ( Ketiga )
Di sidang ini berisi agenda acara antara lain :
- Mendengarkan dan menanggapi laporan hasil rapat komisi/ masing –masing bidang.
- Mensyahkan hasil rapat dari masing masing bidang/ komisi.
- Membentuk tim Perumus. Tim Perumus ini bertugas menyusun seluruh hasil keputusan dari rapat- rapat komisi.
- Mengadakan Pemilihan Pengurus Ambalan/ Racana setelah mendengarkan hasil dari rapat tim perumus sub komisi organisasi/ keuangan.
Dalam Pemilihan Pengurus Dewan Ambalan/ Racana dapat dilakukan berbagai macam cara misalnya :
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan dilanjutkan dengan melengkapi susunan pengurusnya.
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan membentuk tim formatur. Tim Formatur adalah tim yang bertugas menyusun pengurus dengan masa tugas dan jangka waktu tertentu. Tim Formatur ini dipimpin oleh Pradana / Ketua Racana Terpilih.
– Pemilihan seluruh pengurus dewan ambalan/ racana diserahkan kepada tim Formatur.
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dilaksanakan dalam waktu tertentu dilaksanakan secara langsung, umum, bebas dan rahasia oleh seluruh anggota ambalan/ racana.
C. Sidang Penutup
Dalam agenda ini yang dilaksanakan antara lain :
– Membacakan seluruh hasil dan kesimpulan selama sidang. Dan sekaligus mensyahkannya.
– Menyerahkan hasil tim perumus kepada Pradana/ Ketua Racana terpilih untuk menyelesaikan tugas tugasnya. mis. Tugas tim formatur dll ( apabila pemilihan dilaksanakan dalam acara saat itu )
– Menutup sidang.
Ada beberapa catatan dalam penyelengaraan musyawarah :
- Bila agenda acara sidang seperti di atas maka dapat dilakukan dalam waktu 1 hari ( pagi s/d siang – sore )
- Apabila memilih Opsi dibentuk tim Formatur dalam penyusunan Pengurus maka setelah Musyawarah Ambalan/ Racana dapat pula dilanjutkan dengan rapat tim Formatur dan ditetapkan hasilnya, kemudian dilanjutkan dengan acara pelantikan.
- Agar Penyelenggaran musyawarah berjalan dengan lancar maka perlu persiapan – persiapan sebelumnya., antara lain menyusun draf – draf apa saja yang akan dibahas. Misalnya draf tata tertib/ agenda sidang, draf bahan sidang komisi-komisi/ bidang dll. Bila perlu menyusun draf atau format SK pengesahan masing-masing sidang/ rapat.
- Selamat melaksanakan Musyawarah Ambalan/ Racana.
smanduscouts 